Kun je vanuit huis actief meedoen aan een studie-/overlegbijeenkomst op locatie, waar zo'n 20-30 collega's fysiek bij elkaar zijn? We hebben het maar eens uitgeprobeerd. De setting: de collega's in Venlo op het kantoor van BCO Onderwijsadvies, een collega vanuit Breda en ik vanuit Middelbeers. Enkele 'lessons learned' en tips.
Een goede voorbereiding van techniek en werkvormen is belangrijk. Zo hielp het dat we vooraf alvast een werkblad ontvingen om uit te printen en dat de agenda redelijk strak gevolgd werd. Ook hadden we afspraken gemaakt over de te gebruiken software.
Voor de beeldcommunicatie met Venlo hebben we Appear.in gebruikt. Dit is een gratis, web based applicatie. Je hoeft er dus geen software voor te installeren; je moet alleen toegang geven tot je microfoon en camera. Je maakt een kanaal aan en deelt de link met je collega's. Met Appear.in kun je behalve het beeld via de camera ook het scherm delen van een programma waarin je aan het werk bent. Verder is er een chatkanaal beschikbaar en kun je grappige geanimeerde plaatjes meesturen met het beeld. Met Appear.in kun je met maximaal 8 deelnemers tegelijk verbonden zijn.
Bij de één-op-één communicatie of in de kleine groep van 4 à 5 collega's in een ruimte zonder omgevingsgeluid werkte dit prima, zeker als ik werkte met een headsetje met een goede microfoon. De virtuele aanwezigheid in de plenaire ruimte leverde wat meer ruis op. Het koste dan veel aandachtsenergie om alles te volgen. Ideaal zou zijn om bij plenaire settings twee beelden te hebben: een van de ruimte en een van het scherm / de spreker. De apparatuur moet dan uitgevoerd zijn met goede microfoons. Ingebouwde microfoons van laptops of tablets voldoen eigenlijk niet.
Om gezamenlijk aantekeningen te maken in het groepswerk hebben we gewerkt met:
 |
| Bron: Fleep |
Voor de beeldcommunicatie met Venlo hebben we Appear.in gebruikt. Dit is een gratis, web based applicatie. Je hoeft er dus geen software voor te installeren; je moet alleen toegang geven tot je microfoon en camera. Je maakt een kanaal aan en deelt de link met je collega's. Met Appear.in kun je behalve het beeld via de camera ook het scherm delen van een programma waarin je aan het werk bent. Verder is er een chatkanaal beschikbaar en kun je grappige geanimeerde plaatjes meesturen met het beeld. Met Appear.in kun je met maximaal 8 deelnemers tegelijk verbonden zijn.
Bij de één-op-één communicatie of in de kleine groep van 4 à 5 collega's in een ruimte zonder omgevingsgeluid werkte dit prima, zeker als ik werkte met een headsetje met een goede microfoon. De virtuele aanwezigheid in de plenaire ruimte leverde wat meer ruis op. Het koste dan veel aandachtsenergie om alles te volgen. Ideaal zou zijn om bij plenaire settings twee beelden te hebben: een van de ruimte en een van het scherm / de spreker. De apparatuur moet dan uitgevoerd zijn met goede microfoons. Ingebouwde microfoons van laptops of tablets voldoen eigenlijk niet.
Om gezamenlijk aantekeningen te maken in het groepswerk hebben we gewerkt met:
- Meetingwords (tekstverwerker)
- Whiteboardfox (virtueel whiteboard)
Het moeilijkste bij videocommunicatie is misschien wel het oppakken van nonverbale signalen voor beurtwisselingen in de communicatie. Hoe groter de groep, hoe lastiger dit wordt. Hoe geef je aan dat je iets wilt zeggen, hoe breek je passend in, in de dialoog. Handig is om hiervoor een signaal af te spreken. Ik werkte met hand opsteken.
Als deelnemer op afstand ben je erg afhankelijk van collega's op locatie. Zetten ze op tijd de apparatuur aan ter plaatse? Richten ze de camera op het gewenste beeld. Nemen ze je virtueel mee als het team in groepen uiteen gaat. Je zou iets meer autonomie ervaren met een telerobot, zoals die van Double Robotics. Je kunt dan zelf op afstand rondkijken en je verplaatsen.
Al met al hebben we redelijk goed, maar niet optimaal mee kunnen doen. Je mist veel informatie die meekomt bij face-to-face communicatie en de verstaanbaarheid liet in plenaire settings te wensen over. De aandacht erbij houden kost dan veel energie. Met op deze setting aangepaste werkvormen en betere technologieën is nog winst te behalen. Daarmee zou 'conferencing' op afstand nog wat interessanter worden om te besparen op reistijd, reiskosten en CO2-uitstoot.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten